Stories

Wil jij een event organiseren? Zo doe je dat!

Oké, je weet nu waarom het organiseren van een event bij jouw organisatie zou kunnen passen. Maar waar begin je?  Door alles wat je moet regelen kun je gemakkelijk in de stress schieten of zie je (belangrijke) details over het hoofd. Begin daarom altijd met het bepalen wat het doel is van je evenement. De waarom (dit heb je ons vast vaker horen zeggen).

Waarom en wie?

Dus, wat is de gedachte achter jouw evenement? Wat wil je bereiken en bij wie wil je dit bereiken? Begin daarom altijd bij het formuleren van een duidelijk doel. Het doel, de waarom, helpt je vervolgens bij het bepalen van de doelstelling. Wat wil je bereiken met het evenement? De doelstelling geeft je op zijn beurt een handvat voor de uitvoering van het evenement.Dit bespaart uiteindelijk tijd, geld en moeite. Een voorbeeld: Wil je ouderen uitnodigen? Dan houdt je rekening met  deze doelgroep bij het kiezen van een locatie voor het evenement (is er een lift aanwezig?) , maar ook voor bijvoorbeeld de muziek (Wat dacht je van Willeke Alberti) en de manier van uitnodigen (per postduif). Denk bij het bepalen van de doelgroep aan ‘what’s in it for them’, dat bepaalt steeds of een genodigde ook daadwerkelijk een bezoeker wordt. Blijf dus dicht bij je doelgroep en biedt hen waarde aan.

Money, money, money…

Het bepalen van het budget voor het event hangt af van het aantal bezoekers en hoeveel wensen je hebt. Heb je duidelijk wat je wilt? Stel dan een budget op met een minimaal en maximaal bedrag. 

Vraag van tevoren offertes aan op voor zaken als catering, drukwerk en ander materieel of personeel. Het is handig om de kosten vooraf in drie groepen in te delen: kosten voor het organiseren, het uitbesteden en de genodigden. Ook is het handig om rekening te houden met 10% onvoorziene kosten. Zo ben je op alle zaken voorbereid!

Wanneer plan je jouw evenement?

Je hebt een steengoede zangeres uitgenodigd, de hapjes komen uit een 5* restaurant en alle uitnodigingen zijn op tijd de deur uit gegaan. Maar… niemand komt opdagen. Hoe dan!? 

De dag en het tijdstip van het event is cruciaal en bepaalt het succes. Houd rekening met vakantieperiodes, feestdagen en het seizoen. Maar ook sportevenementen (zoals de Tour de France of het WK voetbal) kunnen ervoor zorgen dat er een stuk minder gasten zijn dan je had verwacht.

Draaiboek voor je event

Nu is het tijd voor de inhoud! Houd bij het maken van de planning de doelstelling scherp in het oog. Wil je men wat bijleren? Dan ga je op zoek naar sprekers die de gasten kennis bij kunnen brengen. Verplaats het plan van je hoofd naar papier. Maak het concreet. Loop goed na of er voldoende tijd is ingepland voor de punten en of er tussendoor ook nog genoeg pauze is om te netwerken. Aan het begin kan het passen en meten nog wat lastig zijn, maar alles wordt vanzelf duidelijk(er) en dan begint het finetunen. Is je draaiboek klaar? Weet je wat je kunt verwachten? En heb je het draaiboek met de rest van het team dat verantwoordelijk is voor het evenement gedeeld? Zo weet iedereen wat hij/zij kan verwachten en dan kan het evenement beginnen!

Lees hier nog eens waarom een evenement organiseren nou zoveel oplevert. Wil jij een evenement organiseren? Weet je niet hoe? En wil je hier hulp bij, bijvoorbeeld bij de creatieve invulling of een workshop volgen over evenementen? Neem dan contact op! Stuur ons een mail of laat van je horen via: +31 (10) 870 03 33.

Leave a Comment

Maandelijkse nieuwsbrief!Nieuws, marketing, communicatie en nog veel meer!